給流程瘦身的四個手段
流程是由若干活動節(jié)點按一定邏輯順序組織起來的,流程的價值需要由各個節(jié)點來支持和體現(xiàn),但們并不是所有流程中的節(jié)點都是有價值的,評估節(jié)點的價值需要從對整體流程的效率、質量、成本三點來綜合考慮(之前博客介紹的“流程價值立方體”概念)。因此我們需要通過各種方式來達到消除這些節(jié)點的效果,以下是一些方式的介紹:
首先使用的方法是“清除”,該方法適用于那些確認為是屬于非增值的浪費節(jié)點而言,這些節(jié)點主要包括重復的活動,比如相同數(shù)據(jù)在不同環(huán)節(jié)不同部門的重復錄入,不必要的檢查和重復檢查活動(有些產(chǎn)品在工藝或者技術的保證下已經(jīng)達到一定要求,就沒必要再設置對這些產(chǎn)品的檢查,以及對某些產(chǎn)品不必要的多次檢查),不必要的溝通活動(要注意流程責權利的劃分,減少和無關部門,人員的沒必要的溝通而浪費資源),不必要的等待審核和授權的活動(領導要充分授權,減少不必要的領導審核和授權的活動,尤其不要把“告知”的溝通當成“審核確認”活動來處理)。
其次可以使用的方法是“簡化”,目標是簡化工作方式,降低工作強度,消除無用活動。包括:簡化表格的填寫活動(不必要的填寫要消除,有需要的填寫要簡化表格內容,只填寫必要信息,夠用就可以),簡化物品流轉活動(通過工作活動的調整或者工位的調整簡化流程中實際物品的物理位置的流轉活動),簡化溝通活動(不能消除的溝通也要減少不必要的過度溝通)
第三個方法是“整合”,包括組織內部流程的整合以及組織外部流程的整合。內部整合以活動內容和角色兩方面綜合考慮,把一些列簡單的活動或者技能要求相近的活動整合,安排給一個角色的人員承擔,這樣縮短更多交接帶來的時間延誤,也減少錯誤發(fā)生。將一些專業(yè)性較強的工作活動安排給一個專門的團隊完成,并在物理位置上集中,這樣可以降低物料的活動,便于內部溝通。對外的整合包括對上游供應商的整合和下游客戶的整合,盡量做到雙方流程的無縫有效對接,減少雙方信息流轉中的錯誤的發(fā)生和信息的延遲。
最后一個方法是“信息化”,這個方法不能算是一個獨立的方法,但是他確實是在流程中非常有用的工具,它不但可以有效支持以上三個方法的實施,甚至在有些時候信息化在流程中可以起到顛覆的效果。因此在信息化技術的基礎上談流程改造、流程優(yōu)化是越來越普遍的方式。