三星員工為什么杰出?
以「1萬小時(shí)定律」規(guī)畫自己的職涯,掌握時(shí)間管理、企畫報(bào)告與會(huì)議效率等3項(xiàng)基礎(chǔ)知識,成就三星員工杰出的本能,并成為某一領(lǐng)域獨(dú)當(dāng)一面的專家。
要花多久,一位員工才能真正獨(dú)當(dāng)一面?在韓國最大企業(yè)三星(Samsung),這個(gè)問題的答案是5年。
5年,是一般企業(yè)中,一位新人從菜鳥到開始擔(dān)任小主管所需要的基本時(shí)間,然而《三星流工作術(shù)》作者文亨進(jìn)表示,在三星,這個(gè)數(shù)字有著更重要的意義——一位工作者對自己的「1萬小時(shí)定律」。
文亨進(jìn)解釋,根據(jù)統(tǒng)計(jì),一個(gè)人要成為某一領(lǐng)域的專家,至少必須投入1萬個(gè)小時(shí)的練習(xí)。以一天8~9小時(shí)的上班時(shí)間來計(jì)算,扣除吃飯、交誼等休閑時(shí)段,真正能夠?qū)W⒂诠ぷ鞯臅r(shí)間大約是每天6小時(shí),以此為基點(diǎn),累積到1萬小時(shí)的時(shí)間,剛好就是進(jìn)入職場的第五年。
所以,要成為杰出的工作者,唯有先掌握這個(gè)原則,才能明確地規(guī)畫自己在每一年該達(dá)成的工作目標(biāo),也才能具體描繪出自己未來的前景。
在這5年內(nèi),一位三星的員工會(huì)從最基本的文件整理、挑選伴手禮到價(jià)格交涉等基本的業(yè)務(wù)能力,一路學(xué)到管理方法、換位思考、擬定愿景等主管必須的技能。然而在這5年的階段性成長前,文亨進(jìn)強(qiáng)調(diào),還有3項(xiàng)不能不知道的、必備的「工作基礎(chǔ)知識」,才能在穩(wěn)固的基礎(chǔ)上,持續(xù)成長:
1.能掌控時(shí)間,才能掌控成果與利益
文亨進(jìn)表示,時(shí)間是工作的最基本元素,不管是上班、會(huì)議、出差還是提出企畫案,所有工作的開始與結(jié)束,都必須在一定的時(shí)間內(nèi)完成;同樣,時(shí)間也是檢視結(jié)果的基礎(chǔ),例如業(yè)績與獲利都是以月、季、年等單位時(shí)間來計(jì)算。
時(shí)間除了作為衡量工作產(chǎn)出的標(biāo)準(zhǔn),對于進(jìn)入市場后,不達(dá)到最高成果,誓不罷休的三星來說,時(shí)間更有著非凡的意義。
在競爭激烈的電子產(chǎn)品市場中,唯有更早拿到原料、更早做出成品、更早在市場上推出新產(chǎn)品,才有獲勝的可能;一旦時(shí)間延宕,利潤可能是以一半,再一半的速度下滑。三星能在近年迅速晉升為市場的領(lǐng)導(dǎo)者,就是因?yàn)槔卫握瓶亓藭r(shí)間,才能有效控制成果,獲取利益。
因此文亨進(jìn)強(qiáng)調(diào),做為一位三星員工,「謹(jǐn)守時(shí)間」是行事上必須謹(jǐn)切遵守的基本功,諸如「啊!再5分鐘左右」「請?jiān)俚却?0分鐘」這種天真的話語,在組織內(nèi)是絕對不能被接受的態(tài)度。
文亨進(jìn)以自己年輕時(shí)的經(jīng)驗(yàn)為例,他在負(fù)責(zé)三星液晶電視部門時(shí),曾與主管一起出差至德國參加商展。到達(dá)德國的第一天,已經(jīng)是晚上10點(diǎn),主管與大家約定第二天早上6:20在大廳見面,開始第二天的行程。而文亨進(jìn)為了準(zhǔn)備第二天會(huì)議的資料,當(dāng)晚足足忙到凌晨4點(diǎn),好不容易小憩了一下,醒來時(shí)已經(jīng)是6:18,急忙洗臉換衣后,文亨進(jìn)趕在6:23分到達(dá)大廳。
「只遲到3分鐘而已,幸好……」但主管卻板著臉問道,「我們約定幾點(diǎn)見面?」「6:20」「那現(xiàn)在幾點(diǎn)?」「6:23」即便文亨進(jìn)努力解釋自己是為了準(zhǔn)備資料才遲到,卻只得到冷漠的斥責(zé)。
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文亨進(jìn)表示,3分鐘不過是在大廳喝杯飲料的時(shí)間,但是6:20與6:23到達(dá),意義截然不同,一個(gè)是謹(jǐn)守約束,一個(gè)則是背信約定。即便這只是一件小事,但如果做為工作者,連這點(diǎn)都無法做到,這種輕忽的心態(tài),必然會(huì)在不知不覺中蔓延到與客戶的承諾、產(chǎn)品的推出、營銷的計(jì)劃上,讓自己成為無法掌握時(shí)間、也無法掌握成果與利益。
2.做出有自己觀點(diǎn)與人格的報(bào)告書
很多人以為,報(bào)告書不過就是「整理過去事實(shí),傳達(dá)其中含義的紀(jì)錄」而已。然而,文亨進(jìn)指出,一份真正有用的報(bào)告書,必須能夠闡述自己思考的流程,提出洞察未來的意見,才能展現(xiàn)出當(dāng)事人自身的獨(dú)創(chuàng)性,也就是說,一份有用的報(bào)告書,「必須要具備自己的人格」。
在「三星式報(bào)告書」要領(lǐng)中,最主要的訣竅,就是利用「過去—現(xiàn)在—未來」為主軸擬定架構(gòu)。從「過去」開始,說明是誰在哪里,或在什么樣的會(huì)議,說出什么樣的話,明確傳達(dá)過去發(fā)生過的事;接著,內(nèi)容必須與「現(xiàn)在」產(chǎn)生交集,表明基于過去的事實(shí),為了度過難關(guān)、或展開新進(jìn)程,現(xiàn)在應(yīng)該做些什么才好;最后,則將論述式的重點(diǎn)指向「未來」,說明在現(xiàn)在之后,情勢可能發(fā)生的變化,公司將來發(fā)展的方向。
「以『過去—現(xiàn)在—未來』的故事線,逐一說明事實(shí)、意見與提案,才能將既定事實(shí)與自己的創(chuàng)意結(jié)合,做成具有展望性的優(yōu)秀報(bào)告書,」文亨進(jìn)強(qiáng)調(diào)。
3.會(huì)議是工作的設(shè)計(jì)圖與行動(dòng)依據(jù)
在任何公司,開會(huì)都是不可避免的一環(huán),文亨進(jìn)在三星營業(yè)部門時(shí),常常遭遇一個(gè)接著一個(gè)的「會(huì)議地獄」,不斷商討各種生產(chǎn)、販賣、營銷上的相關(guān)事項(xiàng)。然而在三星,會(huì)議絕對不是一件浪費(fèi)時(shí)間的事。
文亨進(jìn)表示,會(huì)議最重要的意義,是做為「工作的設(shè)計(jì)圖」,以事前鳥瞰的視野,將未來目標(biāo)投影在現(xiàn)在進(jìn)行的行動(dòng),比照兩者的差異,進(jìn)而排除掉可能的問題。而為了設(shè)計(jì)出有效率的會(huì)議,三星在會(huì)議決策上,絕對會(huì)確認(rèn)3個(gè)要點(diǎn):目標(biāo)、負(fù)責(zé)人與完成日。
確認(rèn)目標(biāo),就等于知道這場會(huì)議召開的目的,也知道在討論過程中,哪些是必要完成的決定,哪些又是不需要討論的議題;負(fù)責(zé)人則讓工作有所交付,能事后追蹤成果;完成日則讓整個(gè)計(jì)劃的推展有所依據(jù),能夠檢核計(jì)劃落實(shí)的情形。
「這是會(huì)議要有效的最基本元素,很多公司在開會(huì)時(shí)上卻連這三點(diǎn)都做不到,」文亨進(jìn)強(qiáng)調(diào),很多企業(yè)的會(huì)議往往淪為曖昧的默契與主觀的理解,達(dá)成的協(xié)議也沒有能夠后續(xù)追蹤的結(jié)論。于是時(shí)間一過,議題就消失無蹤,偶而主管突然想起,再一次提出問題,也沒有任何人能夠提出解決方案,而不了了之,問題也就沒有解決的一天了。