RFID是一種無線射頻識別技術(shù)，當前被應(yīng)用到了各行各業(yè)中來。RFID具有對物體識別信息的遠距離、無接觸式采集、無線傳輸?shù)葍?yōu)點。RFID可以十分高效和智能地管理各種檔案。

RFID實現(xiàn)檔案資料管理的智能化、信息化。按照檔案資料日常的存儲、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務(wù)，對檔案流通進行動態(tài)的管理，系統(tǒng)通過RFID電子標簽作為信息載體，對每個檔案流通的每個環(huán)節(jié)進行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理的自動化，從而取代傳統(tǒng)的工作流程。

將RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，有著以下優(yōu)點：

1、非接觸式數(shù)據(jù)采集。RFID技術(shù)極大地增強了管理者對庫區(qū)存儲物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案盒，只需將粘有RFID電子標簽的檔案盒在RFID讀寫器前經(jīng)過，就可以在電腦屏幕上顯示出盒內(nèi)檔案的具體名目、數(shù)量、檔案摘要等信息，縮減了管理者的作業(yè)環(huán)節(jié)，提高了作業(yè)效率，從而有助于管理者實施庫存檔案的動態(tài)化管理。

2、快速掃描，且一次性數(shù)據(jù)處理量大。RFID讀寫器可以同時從多個射頻標簽中快速讀取包括貨位信息、檔案內(nèi)容摘要信息等多項相關(guān)數(shù)據(jù)信息。如一些讀寫器可以每秒讀取200個標簽的數(shù)據(jù)，這比傳統(tǒng)掃描方式要快超過100倍。

3、RFID電子標簽信息容量大，使用壽命長，可重復(fù)使用。存儲的數(shù)據(jù)量大大增加，可達1K甚至更大的容量;標簽的內(nèi)容可以反復(fù)被擦寫,而不會損害標簽的功能，從而可實現(xiàn)標簽的重復(fù)使用。

4、安全性高。每一顆RFID電子標簽具有全球唯一的ID碼，數(shù)據(jù)可以進行密碼保護，識別碼獨一無二，無法仿造，這種高度安全性的保護措施使得標簽上的數(shù)據(jù)不易被偽造和篡改。

5、抗污染性能強和耐久性，傳統(tǒng)條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，但RFID對水、油和化學(xué)藥品等物質(zhì)具有很強抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特別容易受到折損; RFID卷標是將數(shù)據(jù)存在芯片中，因此可以免受污損。

6、體積小型化、形狀多樣化，RFID在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制，不需為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質(zhì)。此外， RFID標簽更可往小型化與多樣形態(tài)發(fā)展，以應(yīng)用于不同檔案。

7、可重復(fù)使用，現(xiàn)今的條形碼印刷上去之后就無法更改， RFID標簽則可以重復(fù)地新增、修改、刪除RFID卷標內(nèi)儲存的數(shù)據(jù)，方便信息的更新。

8、穿透性和無屏障閱讀，在被覆蓋的情況下， RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質(zhì)，并能夠進行穿透性通信。而條形碼掃描機必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼。

9、標簽具有EAS防盜功能，配合門型通道天線，可以很好的防止檔案丟失，實現(xiàn)非法取走報警功能。

智能化檔案管理系統(tǒng)采用先進RFID技術(shù)讓檔案的生成、存檔、借閱、歸還、查找、盤點、等各個管理環(huán)節(jié)快速高效。RFID技術(shù)改變了以往的檔案編目與檔案盒多為重復(fù)性手工勞動，使得整個流程高效又無誤，實現(xiàn)檔案資料智能化、信息化管理。利用非接觸式的手持式、臺式、通道式RFID讀寫設(shè)備，緊密配合后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，與現(xiàn)有的監(jiān)控系統(tǒng)進行聯(lián)動管理，與檔案信息的交換傳遞匯報。